Cambios en Google Groups: Adiós a los roles personalizados para gestionar y ver miembros

Ana Blanco Vigo -

Google Groups, la herramienta de colaboración de Google Workspace, se prepara para una serie de cambios importantes que buscan simplificar la gestión de permisos y aumentar la consistencia con otros productos de Workspace. Si eres usuario de Google Groups, especialmente si utilizas roles personalizados, presta atención a las siguientes novedades.

¿Qué está cambiando?

Actualmente, Google Groups ofrece tres roles principales: propietario, administrador y miembro. Además, permite configurar permisos asociados a estos roles, como Quién puede gestionar miembros y Quién puede ver miembros. Para una mayor flexibilidad, era posible crear roles personalizados y asignar permisos específicos a determinados usuarios. Pues bien, esto está a punto de cambiar.

Para simplificar la gestión y homogeneizar la experiencia en todo Google Workspace, Google ha decidido eliminar las siguientes opciones:

  • Roles personalizados para Quién puede gestionar miembros y Quién puede ver miembros.
  • La posibilidad de establecer Toda la organización para Quién puede gestionar miembros.

Calendario de implementación

Estos cambios se implementarán en dos fases:

  • A partir del 15 de septiembre de 2025, ya no se podrán añadir nuevos roles personalizados para Quién puede gestionar miembros y Quién puede ver miembros, ni se podrá establecer Toda la organización para Quién puede gestionar miembros.
  • A partir del 5 de enero de 2026, los roles personalizados configurados para Quién puede gestionar miembros y Quién puede ver miembros dejarán de tener efecto. Si un grupo tiene configurada la opción Toda la organización para Quién puede gestionar miembros, esta se cambiará a Todos los miembros.

¿Qué debes hacer?

Si utilizas roles personalizados para gestionar los permisos de tus grupos, es importante que tomes medidas antes del 5 de enero de 2026. Google recomienda reasignar a los usuarios de estos roles personalizados al rol predeterminado que mejor se adapte a sus funciones dentro del grupo. Por ejemplo:

Si tienes un grupo con la opción Propietarios para Quién puede gestionar miembros y un rol personalizado con tres miembros, puedes considerar las siguientes opciones:

  • Recomendado: Ampliar la configuración de Quién puede gestionar miembros a Propietarios y administradores y añadir a esos tres usuarios como administradores.
  • Cambiar el rol de esos tres miembros a propietarios.
  • Ampliar la capacidad de gestionar miembros a todos los miembros del grupo.

Google también recomienda establecer Toda la organización para Quién puede ver miembros para facilitar la colaboración en Workspace. Sin embargo, si el grupo requiere mayor privacidad, puedes optar por la opción Miembros del grupo.

Estos cambios en Google Groups buscan simplificar la gestión de permisos y mejorar la consistencia con otras herramientas de Workspace. Si utilizas roles personalizados para gestionar miembros, asegúrate de tomar las medidas necesarias antes del 5 de enero de 2026 para evitar interrupciones en el funcionamiento de tus grupos.