La seguridad de los datos corporativos y el cumplimiento normativo son aspectos cruciales para cualquier empresa hoy en día. Por ello, Google ha dado un paso importante al integrar de forma completa su aplicación de inteligencia artificial, Gemini, con las herramientas de gobernanza de Google Vault. A partir de ahora, los administradores de sistemas tienen un control mucho más estricto sobre lo que se hace y se conserva dentro de los chats de la IA.
Control total sobre las conversaciones con la IA
Hasta hace poco, las capacidades de Google Vault respecto a Gemini eran bastante limitadas: los administradores solo podían buscar y exportar los historiales de conversaciones. Sin embargo, con esta actualización, se añaden funciones avanzadas de retención y conservación legal que permiten cumplir de manera rigurosa con las normativas de protección de datos y auditorías internas.
Las tres novedades principales de esta actualización
La integración con Google Vault introduce tres capacidades clave diseñadas para la gestión de la información corporativa:
- Reglas de retención predeterminadas: Permiten establecer un periodo de conservación fijo o indefinido para todos los chats de la aplicación de Gemini a nivel global de la organización.
- Reglas de retención personalizadas: Es posible crear directrices específicas para unidades organizativas concretas o para todo el dominio, decidiendo cuánto tiempo exacto se guardará la información.
- Retenciones legales (litigation holds): Ideal para procesos judiciales o de auditoría. Permite bloquear la eliminación de datos de usuarios específicos o departamentos enteros para asegurar que la información relevante no se pierda bajo ningún concepto.
¿Cómo funciona y qué prioridad tienen estas reglas?
Uno de los puntos más destacados es la prioridad absoluta que tienen estas políticas de seguridad sobre las acciones de los empleados. Si un usuario decide borrar un chat de su cuenta o tiene desactivado el historial de actividad, pero existe una regla de retención activa en Google Vault, los datos no se eliminarán de los servidores. El empleado no los verá en su pantalla, pero el administrador de Vault seguirá teniendo acceso completo a ellos para cualquier investigación o auditoría.
Es importante aclarar que este cambio afecta exclusivamente a la aplicación independiente de Gemini (tanto en su versión web como para dispositivos móviles). No se aplica a las funciones integradas de Gemini en otras herramientas de Workspace, como la ayuda para redactar de Gmail o Google Docs, que se rigen por sus propias normas de almacenamiento.
Disponibilidad del nuevo servicio
Esta mejora se encuentra activa desde hoy mismo para los dominios de lanzamiento rápido y programado. Está disponible para los usuarios de Google Workspace que tengan contratados los planes Business Plus, Enterprise Standard y Plus, Enterprise Essentials Plus, Frontline Standard y Plus, así como las distintas versiones de Education (Fundamentals, Standard y Plus) y aquellos clientes que cuenten con el complemento de Vault de forma independiente.